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Ensemble x HubSpot Member Marketing Rulebook

Welcome to Ensemble’s Member Marketing program, powered by HubSpot. This page outlines the essential rules, guidelines, and best practices for participating in the program. By following these recommendations, you can maintain a clean and organized database that syncs correctly with Ensemble, leading to more successful campaigns and stronger connections with your clients.

Let's Dive in!

Rules Database Guidelines and Best Practices

To ensure your database list syncs correctly with Ensemble, please adhere to the following guidelines: 

1. Database

  • Upload a database list containing at least 25 names, excluding yourself and other advisors/agents.
  • If you have allocated print names for Range and Range Best publications, you must provide at least 25 names to participate. If sharing print names with advisors or independent contractors (ICs), each must also submit at least 25 names.
  • You can submit an unlimited number of names for digital and direct mail marketing for free. In both the standardized template and HubSpot, you'll have the option to choose which marketing tactics (Print Publications if you have allocated names, Direct Mail, and/or Digital Marketing) each client will receive. For best results, we recommend submitting your entire database.

2. Standardized Template  

  • Database lists must conform to Ensemble’s standardized template and include a country field.
  • Download Ensemble’s standardized template here.

3. Remove Duplicates  

  • Ensure that all duplicates are removed from your list before submission or upload.  

4. Exclusions  

  • Do not include Ensemble staff or other Ensemble members in your list.  

5. Field Alignment  

  • Confirm that all fields are correctly aligned with their respective columns (e.g., first names in the "First Name" column, zip codes in the "Zip Code" column).
  • Ensure that first and last names are in separate columns, following Ensemble’s standardized template.

6. Complete Address Fields  

  • Ensure that all address fields are completed for print marketing profiles.  

7. Client Information Requirements  

  • Each client profile must include at least an email address, first name, or last name. Otherwise, the profile cannot be uploaded to HubSpot.
  • Only one email address may be associated with each customer profile in HubSpot (duplicates are not allowed).    

8. Default Profile Replacement  

  • If a profile misses the first name and last name, it will be replaced with “Current Resident,” which will also appear in your portal. Print publications will reflect this as well.  

9. State Information for USA Clients  

  • Members must provide the state along with the email for their USA clients to facilitate digital marketing.

For any questions or support, please contact Marketing@ensembletravel.com. Our goal is to make enrolling in marketing a smooth and easy process, to get you set up quickly!

 

Guide Du Marketing Ensemble x HubSpot Pour Les Membres 

Bienvenue dans le programme de marketing pour les membres d'Ensemble, optimisé par HubSpot. Cette page présente les règles essentielles, les lignes directrices et les meilleures pratiques pour participer au programme. En suivant ces recommandations, vous pouvez maintenir une base de données propre et organisée qui se synchronise correctement avec Ensemble, menant à des campagnes plus réussies et à des connexions plus fortes avec vos clients. 

Plongeons dans l'aventure!  

Lignes directrices et meilleures pratiques en matière de base de données  

Ensuite, pour vous assurer que votre liste de base de données se synchronise correctement avec Ensemble, veuillez respecter les directives suivantes: 

1. Soumission de la base de données  

  • Téléchargez une base de données contenant au moins 25 noms, à l'exclusion de vous-même et des autres conseillers/agents.
  • Si vous avez attribué des noms pour le magazine imprimé, vous devez fournir au moins 25 noms pour pouvoir participer. Si vous partagez les noms d'impression avec des conseillers ou des conseillers indépendants, chacun d'entre eux doit également fournir au moins 25 noms. 
  • Vous pouvez soumettre gratuitement un nombre illimité de noms pour le marketing numérique et le publipostage. Dans le modèle standardisé et dans HubSpot, vous aurez la possibilité de choisir les tactiques de marketing (publications imprimées si vous avez attribué des noms, publipostage et/ou marketing numérique) que chaque client recevra. Pour de meilleurs résultats, nous vous recommandons de soumettre l'ensemble de votre base de données.

2. Modèle Standardisé

  • Les bases de données doivent être conformes au modèle standardisé d'Ensemble et inclure un champ pour le pays.  
  • Téléchargz le modèle standartisé d’Ensemble ici.

3. Suppression des doublons    

  • Veillez à ce que tous les doublons soient supprimés de votre liste avant de la soumettre ou de la télécharger.  

4. Exclusions  

  • N'incluez pas le personnel d'Ensemble ou d'autres membres d'Ensemble dans votre liste.  

5. Alignement des champs  

  • Confirmez que tous les champs sont correctement insérés dans leurs colonnes respectives (par exemple, les prénoms dans la colonne "Prénom", les codes postaux dans la colonne "Code postal").  
  • Veillez à ce que les noms et prénoms figurent dans des colonnes distinctes, conformément au modèle standardisé d'Ensemble.

6. Compléter les champs d'adresse

  • Veillez à ce que tous les champs d'adresse soient remplis pour les profils de marketing imprimé.  

7. Exigences en matière d'informations sur les clients  

  • Chaque profil de client doit comporter au moins une adresse électronique, un prénom ou un nom de famille. Dans le cas contraire, le profil ne peut pas être téléchargé vers HubSpot.
  • Une seule adresse courriel peut être associée à chaque profil client dans HubSpot (les doublons ne sont pas autorisés).  

8. Remplacement du profil par défaut  

  • S'il manque le prénom et le nom de famille dans un profil, cette information sera remplacé par « Résident actuel ». Vous verrez le changement dans votre portail. Les publications imprimées en tiendront également compte. 

9. Informations sur l'État pour les clients américains  

  • Les membres doivent indiquer l'État et l'adresse électronique de leurs clients américains afin de faciliter le marketing numérique.  

Pour toute question ou assistance, veuillez contacter Marketing@ensembletravel.com. Notre objectif est de faire en sorte que l'inscription au marketing soit un processus facile et sans heurts, afin que vous puissiez débuter rapidement!